De la agenda a la reunión: cómo hacer una gran app de networking para eventos

¿Qué hace que una app de networking para eventos funcione?

Funciona cuando las reuniones ocurren; mapa, notificaciones y patrocinadores están al servicio de eso. Piensa en tres momentos: antes (invitación, perfil, agenda), durante (qué sigue, dónde, con quién) y después (contactos y seguimiento).

Colombia Tech Week 2026 se realizó en Bogotá del 10 al 16 de agosto, y su festival, Colombia Tech Fest, se celebró a cielo abierto en el Parque El Chicó el 13 y 14 de agosto. Fuimos Gold Sponsor de la semana y construimos su app oficial para miles de asistentes y la app de asistentes del festival, solo con invitación y propiedad del festival. También construimos la app nativa en Flutter de Réseau Mazette, una red de profesionales y emprendedores francófonos en España.

¿Estás planeando la tuya? Mira cómo hacemos apps móviles con IA integrada.

¿Registro abierto o acceso con invitación?

Para una lista de invitados cerrada, invitación: el organizador sabe quién entra, el directorio sigue siendo confiable y no hay registro abierto que moderar.

En la app de Colombia Tech Fest, quien entra por primera vez pega el código del correo o abre el enlace del organizador y sigue pasos numerados: invitación, privacidad, clave, perfil y agenda. La pantalla de acceso dice “Sin registro público”. La app de Mazette es solo para miembros, con los datos de acceso del sitio web.

Haz del consentimiento un paso propio. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 exige una autorización previa, expresa e informada, consultable después (artículos 3 y 9), y que el responsable conserve copia (artículo 17). El RGPD exige una base jurídica y protección de datos desde el diseño y por defecto (artículo 25).

Incluye las reglas de las tiendas. Si se pueden crear cuentas, Apple exige ofrecer el borrado dentro de la app (guía 5.1.1(v)) y Google Play pide además un enlace web para solicitarlo; en nuestra lectura, activar una invitación equivale a crear una cuenta. Sumar acceso social (Google, LinkedIn) activaría la guía 4.8 de Apple, que exige una opción equivalente limitada al nombre y el correo y que permita ocultarlo; las apps que usan solo cuentas propias, como estas dos, quedan exentas.

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¿Qué debe mostrar la pantalla de inicio?

Lo que sigue para esa persona, primero. El inicio de Colombia Tech Fest saluda por el nombre y abre con “Próximo en tu día”: la hora y la zona de la siguiente sesión. Debajo: accesos a mapa, agenda, networking y calendario, pestañas por día y un buscador por título, ponente o empresa.

La agenda filtra por zona y categoría (fireside chat, panel, keynote, workshop); una estrella guarda la sesión en favoritos, que alimentan el calendario personal, y la agenda se actualiza en vivo. El mapa muestra las dos zonas del venue y sus espacios de comida y de marcas de libre acceso.

Nuestra recomendación: diseña para miradas de diez segundos entre sesiones, con hora, lugar y una sola acción por tarjeta. Dale a los patrocinadores un espacio visible, como el carrusel del inicio, no un paso en el recorrido del asistente; el que quiere más merece una experiencia en vivo en el venue (ver IA generativa en experiencias de marca).

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¿Cómo se convierte un directorio en reuniones?

Con un camino corto: encontrar a alguien, ver cuándo está libre, pedir, conversar. En las apps que construimos para Colombia Tech Week y Colombia Tech Fest son cinco pasos:

1. Perfil: cargo, industria, empresa y disponibilidad en bloques de 30 minutos.
2. Búsqueda: por nombre, empresa o cargo, con filtros; en tablet, chips de industria como Fintech o Healthtech.
3. Solicitud: un botón del perfil pide la reunión; otro bloquea al usuario.
4. Chat: la conversación empieza como solicitud, en “Solicitudes enviadas” para quien la envía y en “Invitaciones” para quien la recibe, y permite acordar el encuentro.
5. Calendario: “Mi calendario” reúne sesiones favoritas y reuniones, con un botón “Solicitar reunión”.

Las tiendas exigen una capa de seguridad. La guía 1.2 de Apple pide a las apps con contenido de usuarios filtrar material objetable, atender reportes a tiempo, ofrecer el bloqueo de usuarios abusivos y publicar un contacto; Google Play exige aceptar términos, reportar y bloquear dentro de la app, y bloqueo en los mensajes uno a uno.

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¿Qué pasa cuando falla la red del venue?

La app debe seguir siendo útil. Colombia Tech Fest fue un festival a cielo abierto en un parque, y su app tenía que aguantar cuando la mayoría de los invitados se conecta a la vez: tiene mapas sin conexión y una agenda en vivo, y se construyó para ese pico. Nuestras recomendaciones:

• Guarda en el teléfono la agenda, el mapa, el calendario y los perfiles de las personas que cada asistente va a ver.
• Pon en cola las acciones sin red (favoritos, mensajes, solicitudes) y sincronízalas cuando vuelva la conexión.
• Haz pruebas de carga del pico: todos inician sesión y buscan en los mismos minutos.
• Da a los organizadores herramientas de administración, como las de Colombia Tech Fest, para los cambios de último minuto.

Las notificaciones requieren permiso. Desde Android 13 (API 33) se necesita el permiso POST_NOTIFICATIONS, y Android sugiere pedirlo, por ejemplo, tras una acción del usuario. iOS también exige pedirlo, y Apple recomienda hacerlo en contexto, como después de programar una primera tarea. Nuestro equivalente: tras el primer favorito, no al abrir la app.

¿Qué cambia cuando la app debe vivir todo el año?

Cambia el trabajo: la app debe dar a los miembros razones para volver entre un evento y otro, no acompañarlos una semana. Réseau Mazette organiza eventos en ciudades como Málaga, Barcelona, Valencia y Madrid; su app combina eventos por ciudad, círculos de discusión por tema y ciudad, recursos compartidos, mensajería, membresías y Mia.

El inicio saluda al miembro con los próximos eventos y los miembros más recientes. Las tarjetas de eventos muestran cartel, lugar o “en línea”, fecha y precio. Los recursos guardan repeticiones de webinars y charlas con buscador, y el perfil muestra el estado de la membresía y la visibilidad en el directorio.

Dos decisiones sostienen el resto: el mismo acceso y la misma marca que el sitio web, y un solo código en Flutter para App Store y Google Play, así que cada miembro tiene el mismo producto completo.

El trabajo de una app de evento termina con el evento, pero Colombia Tech Fest es dueño de la suya, lista para próximas ediciones. Nuestra recomendación: si tu evento se repite, presupuesta una app para reabrir, no para rehacer.

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¿Dónde ayuda la IA en una app de networking?

Donde la pregunta es abierta y la respuesta está repartida en varias pantallas, como la pregunta de ejemplo de Mia: “¿Cuáles son los próximos eventos y quién participa?”. Donde una lista o un filtro ya funcionan, un copiloto aporta poco.

En la app de Mazette, Mia tiene su propia pestaña y responde sobre eventos, participantes, recursos compartidos, el directorio de miembros e información práctica. La pantalla pide preguntas precisas (ciudad, tema, nombre) y aclara que Mia respeta las mismas reglas de visibilidad que el sitio: la lección principal. Nuestras recomendaciones:

• Hereda los permisos de la app: un miembro oculto en el directorio nunca debe aparecer en una respuesta.
• Trata el texto de los miembros como no confiable: perfiles y mensajes pueden llevar instrucciones para el modelo (ver prompt injection y seguridad de agentes).
• Di que es una IA: desde el 2 de agosto de 2026, el artículo 50(1) del AI Act exige avisar a las personas de que interactúan con una IA, salvo que sea evidente (ver el mapa regulatorio de 2026).
• Explica las sugerencias y hazlas opcionales: si la app propone con quién reunirse, dice por qué.

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¿Conviene una app propia o una plataforma de eventos?

Nuestra regla práctica: una plataforma de marca blanca sirve si tu evento cabe en su plantilla y no reutilizarás el producto; una app propia, si quieres ser dueño del producto y sus datos, reutilizarlo en cada edición o tener flujos a medida (invitaciones, zonas, patrocinadores).

Antes de abrir puertas: la lista de chequeo

1. Invitaciones probadas de punta a punta: correo, código, enlace, reenvío.
2. Consentimiento como paso propio, con registro, y borrado de cuenta en la app (más el enlace web de Google Play).
3. Bloquear y reportar en perfiles y chat, contacto publicado, moderador nombrado.
4. Agenda, mapa y calendario sin conexión; acciones sin red en cola.
5. Permiso de notificaciones pedido en contexto.
6. Prueba de carga del pico y acceso de administración para cambios de último minuto.
7. Margen de revisión: Apple dice revisar normalmente al menos el 50 % de los envíos en menos de 24 horas y el 90 % en menos de 48, y acepta solicitudes aceleradas ligadas a un evento.
8. Pruebas: TestFlight admite hasta 10.000 testers externos cuando App Review aprueba una primera build; en Google Play, las cuentas personales creadas después del 13 de noviembre de 2023 necesitan una prueba cerrada con al menos 12 testers durante al menos 14 días antes de producción.
9. Soporte en el lugar para invitaciones perdidas y contraseñas olvidadas.
10. Después del evento: exportación de contactos o seguimiento, y una fecha de borrado de datos.

En Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila la Ley 1581 de 2012: guarda la prueba de cada autorización.

En Europa, según el artículo 25 del RGPD, por defecto los datos personales no deben quedar accesibles a un número indeterminado de personas sin intervención del interesado: haz de la visibilidad en el directorio una elección. Un asistente de IA cae además bajo el artículo 50 del AI Act. Información general, no asesoría legal.