Du papier à une plateforme interne sécurisée
Achats, inventaire, ordres de travail, avances et remboursements centralisés dans une plateforme interne avec SSO, validations et traçabilité auditable.
Pour JCDecaux Mexique, nous avons construit Paperless, une plateforme interne qui a sorti du papier des processus critiques. Achats, inventaire, ordres de travail, avances et remboursements sont réunis au même endroit, derrière un Single Sign-On d'entreprise, avec des flux de validation sur mesure, des tableaux de bord et des registres auditables. Résultat : des processus clés digitalisés, avec plus de sécurité et de transparence.
- Client
- JCDecaux Mexique
- Secteur
- Opérations d'entreprise
- Où
- Mexique
- Livrables
- Plateforme interne modulaire
- Accès Single Sign-On
- Flux de validation sur mesure
- Tableaux de bord, registres auditables
Des processus critiques encore sur papier
Chez JCDecaux Mexique, des processus critiques passaient encore par le papier. Conséquence : des erreurs, de la lenteur et aucune traçabilité, dans un environnement qui exige du contrôle. Impossible de suivre une demande de sa création à sa validation, et aucun registre ne pouvait servir d'appui à un audit. L'entreprise avait besoin d'un outil interne sécurisé, accessible avec le compte d'entreprise, où chaque processus suivrait son circuit de validation et laisserait une trace.
Un accès, un module par processus
Nous avons construit Paperless comme une plateforme interne modulaire. Les collaborateurs se connectent avec leur compte d'entreprise via Single Sign-On ; les administrateurs disposent de leur propre accès. Chaque processus a son module : achats, avances, remboursements, catalogues et ordres de travail, avec l'inventaire dans la même plateforme. Une demande suit un flux de validation conçu sur mesure, et un tableau de bord affiche ce qui est en attente : documents à traiter et résumé des dépenses en pesos mexicains. Chaque étape est enregistrée, si bien que l'historique est prêt pour un audit.
-
01
SSO dès le premier jour
Les collaborateurs se connectent avec leur compte d'entreprise dès le premier jour, sans mot de passe de plus à retenir ; les administrateurs ont leur propre accès au portail.
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02
Validations sur mesure
Chaque processus suit son propre circuit de validation, défini pour JCDecaux Mexique, et chaque validation reste traçable du début à la fin.
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03
Un module par processus
Achats, avances, remboursements, catalogues et ordres de travail ont chacun leur module dans la même interface, à côté de l'inventaire.
-
04
Tableaux de bord et registres
Le tableau de bord affiche les documents en attente et le résumé des dépenses, et les registres de chaque processus sont prêts pour l'audit.
Le projet en images
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Sans papier, avec traçabilité
Plus aucun processus critique ne dépend du papier. Achats, inventaire, ordres de travail, avances et remboursements sont digitalisés dans une seule plateforme, chaque validation est traçable et les registres sont prêts pour l'audit. La sécurité et la transparence progressent grâce à l'accès SSO et à l'enregistrement de chaque étape. La plateforme est aussi une base flexible pour le reste des outils opérationnels ; son pendant opérationnel, l'Asset Manager, couvre les actifs de l'entreprise.
- Zéro processus critique sur papier
- Chaque validation traçable, chaque registre prêt pour l'audit
- Accès d'entreprise par SSO dès le premier jour
- Une base flexible pour le reste des outils opérationnels
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